Les entreprises sont prêtes pour l'avenir grâce à des programmes de conformité intégrés

Une multitude de défis

Toute personne qui importe des produits en Belgique est aujourd’hui confrontée à une multitude d’initiatives législatives et de réglementations. Le règlement de l’UE sur la surveillance du marché et la conformité des produits, le Green Deal de l’UE, le paquet « Fit for 55 » et les sanctions toujours plus nombreuses à l’encontre de la Russie ne sont qu’un petit échantillon d’initiatives purement européennes, sans compter les règles nationales et locales. Pour les seules importations, les douanes belges jouent un rôle de contrôle et de pilotage dans plus de 70 initiatives législatives différentes et peuvent arrêter les marchandises à la frontière sur la base de n’importe laquelle de ces règles. Au cours du mois dernier, ces initiatives comprenaient le Mécanisme d’ajustement carbone aux frontières (« CBAM ») et les nouvelles règles relatives aux chaînes d’approvisionnement sans déforestation (« EU deforestation act »).

Outre l’évolution rapide de la législation, les entreprises sont également confrontées à des évolutions majeures dans d’autres domaines. L’étroitesse du marché du travail, la pénurie émergente de spécialistes en douane et de compétences logistiques constituent un défi majeur au niveau des ressources humaines et des opérations continues. Les nouvelles méthodes de contrôle fiscal et douanier par l’analyse des données des différentes déclarations (douane, TVA, impôts directs, etc.) et le partage mutuel d’informations nécessitent l’alignement nécessaire des processus internes. Enfin, il est également préférable de maîtriser l’enchevêtrement complexe des différentes règles de conformité et de fiscalité. Avec un seul document douanier, une entreprise fournit des informations à différentes administrations (fiscales). Différentes administrations et donc différentes interprétations – si les documents douaniers ne sont pas conformes aux déclarations de TVA ou de prix de transfert du groupe, des questions seront posées.

Programmes de conformité

Ceux qui veulent continuer à voir la forêt pour les arbres et travailler correctement doivent fixer les bonnes priorités. Les entreprises doivent rechercher des méthodes efficaces et efficientes pour relever chaque défi. Et de préférence de manière intégrée.

Dans de nombreuses entreprises qui connaissent une croissance organique de leurs programmes de conformité, les personnes se concentrent encore sur leur propre domaine. Le responsable des douanes utilise le cadre OEA pour gérer et contrôler les transactions d’importation et d’exportation, tandis que le responsable du contrôle des exportations utilise le programme de conformité interne pour son contrôle des exportations – le responsable des produits suit le programme de conformité des produits et ainsi de suite.

Chacun de ces programmes de conformité vise à gérer de manière optimale les processus commerciaux essentiels. Ils sont axés sur la législation spécifique sous-jacente : l’un se concentre sur le code des douanes de l’Union, l’autre sur le règlement relatif au contrôle des exportations, et chaque programme est donc aligné sur quelque chose. Cependant, toutes ces législations sont étroitement liées et les contrôles effectués par les différents programmes de conformité se chevauchent largement. Même dans les processus de classification, il est possible d’identifier des chevauchements entre les douanes, les produits et le contrôle des exportations. Les éléments de données sous-jacents tels que les données d’importation et d’exportation (PLDA), les déclarations de TVA, les examens post-factum : des données similaires ou identiques sont collectées et contrôlées partout. Il n’est pas judicieux d’aborder chacun de ces programmes de conformité individuellement, car un échange intense s’avère non seulement efficace, mais aussi plus fructueux. Les conclusions du gestionnaire des douanes après un examen OEA peuvent être utilisées par l’auditeur financier, les vérifications des sanctions et les processus de contrôle des exportations peuvent aider le gestionnaire des douanes à communiquer avec les agents et les autorités douanières.

Casser les silos

Toutefois, l’objectif principal et la portée d’un programme de conformité sont universels : identifier les exigences de conformité, les processus opérationnels et les procédures opérationnelles standard, détecter les erreurs et les risques à la lumière de ces exigences de conformité, corriger les erreurs et les processus opérationnels et ajuster les procédures opérationnelles standard, ainsi que former les employés et transférer les connaissances à la génération suivante.

Ces points communs et ces recoupements nous permettent d’explorer les gains d’efficacité et les économies d’échelle pour l’entreprise, notamment en ce qui concerne la collecte des données, l’analyse automatique des données lors de l’examen des transactions d’entrée et de sortie, le déploiement d’un personnel spécialisé dans plusieurs processus opérationnels ou l’application universelle de logiciels de formation et d’outils de recherche. Nous constatons que les entreprises traduisent ces gains d’efficacité et ces économies d’échelle en un programme de conformité intégré, ce qui leur permet de répondre plus rapidement et plus efficacement aux défis d’aujourd’hui et de demain. Lorsqu’une entreprise rassemble les différents programmes de conformité et les spécialistes au sein de l’entreprise, elle peut également répondre plus rapidement à l’évolution rapide de la législation et à la pénurie imminente de spécialistes des douanes et de la logistique. Pour ce faire, il faut briser les silos et adopter une vision holistique et intégrée des programmes de conformité internes. Une chose est sûre : pour répondre efficacement et rapidement aux défis d’aujourd’hui, les entreprises doivent abattre les murs et travailler ensemble, le nez tourné vers l’avenir.